Onboarding : comment bien accueillir les nouveaux employés

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La recrue d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise est une étape important autant pour l’individu que pour le groupe. Une personne bien intégrée se verra en confiance et se projettera sur le long terme. Voici pourquoi il est des plus importants pour les chargés de recrutement de porter une attention particulière sur le processus d’intégration, ou l’onboarding.

Onboarding : qu’est-ce que c’est ?

L’embarquement

L’onboarding traduit en français par embarquement est un processus d’accueil et d’intégration. Ce processus est mis en place par l’organisation dans le but d’assurer la bonne incorporation et socialisation du nouveau collaborateur, ou de sa traduction littérale, d’en assurer leurs embarcations. Egalement appelé « socialisation organisationnelle », l’onboarding regroupe les différentes actions qui peuvent potentiellement tisser des liens avec les autres membres et permettre au nouveau de se familiariser avec le nouvel environnement de travail pour s’engager sereinement sur le long terme.

La phase des 4C

L’onboarding est traditionnellement catégorisé en 4 phases et désignant chaque moment de l’intégration. Ces phases sont appelés les 4C :

  • La phase de conformité qui s’agit de mettre en sureté la conformité des éléments légaux liés au recrutement ;
  • La phase de clarification qui vise à mettre au clair tous les aspects encore incompréhensible pour la nouvelle recrue ;
  • La phase culture qui permet au recruteur d’informé le nouveau collaborateur sur les normes culturelles de l’entreprise formelles ou non ;
  • La phase connexion qui sert à connecter le nouveau membre et l’organisation par un lien plus personnel.

Comment faire un onboarding ?

Afin de faire un onboarding, il est simplement indiqué de suivre les étapes clés :

  • La préparation d’un programme d’intégration avec les managers ;
  • Le maintient de la communication entre le recrutement d’un candidat et son arrivée ;
  • L’assurance du premier jour d’intégration ;
  • Des suivies réguliers lors de la période d’essai ;
  • Le mentoring.

Le processus d’intégration ne peut se faire en une journée et demande parfois quelques jours. Le plus important pour réussir son onboarding est de respecter la phase des 4C. Il est des plus important de porter attention à l’aspect culturel et sociologique et non seulement s’attarder sur la conformité et la clarification. Bien que la formalité de l’organisation soit indispensable à l’assimilation, le côté informelle et personnelle ne doit pas en être écarté.

Les effets positifs du onboarding sur vos salariés

Une meilleure satisfaction au travail

Un programme d’onboarding bien élaboré permet à l’employé de mieux comprendre son poste, de développer des relations sociales et d’affirmer un engagement. Le nouveau salarié se voit estimé, respecté et proche des autres membres, ce qui influe directement sur sa satisfaction à faire son travail.

Un sentiment de sérénité

Grâce aux différentes phases d’intégration, le nouveau salarié écarte toutes incertitudes et élimine par ailleurs tout sentiment de stress. En s’adaptant plus facilement au nouvel environnement qui l’attend et en ayant dès son arrivée des personnes proche sur le plan personnel, le collaborateur se verra plus détendue et plus à l’aise.

Une entraide facile

Grâce à l’onboarding, les liens sont tissés rapidement. Avec un cercle prédéfini, le nouveau salarié rencontre moins de difficulté pour demander de l’aide, poser des questions ou avoir les informations dont ils ont besoin.

Conseils pour améliorer vos processus onboarding

En plus de suivre les étapes du processus d’onboarding, il est tout à fait possible de se soumettre à certaines pratiques pour la perfectionner et l’améliorer.

L’implication de tous les membres

Parmi ces pratiques, la plus importante est surement l’implication de tous les membres. En effet il est indispensable de veiller à faire participer tous les membres du groupe et non seulement le département RH. Avertir les collaborateurs de la venue du nouveau membre et les encourager à prendre part dans les étapes de socialisation et d’échanges.

Le kit onboarding

A la venue d’un nouveau membre, il est intéressant de lui offrir un kit d’intégration pour parfaire le processus d’accueil. Le contenant du kit dépend en fonction de l’entreprise, il peut s’agir de produit dérivé de l’entreprise, de fournitures de bureaux, ou un livret contenant les valeurs et les informations à connaitre de l’entreprise.

Il est également bon de favoriser les petites attentions en notant des petits mots d’encouragement, un carnet d’adresse avec les contacts des membres, les lieux où les membres déjeunent ou font l’after-work et bien encore. Avec un kit de bienvenue, le nouvel arrivant développera rapidement un sentiment d’appartenance.

Les outils d’onboarding

Grâce à la nouvelle technologie et à internet, il est possible d’accéder à des outils d’onboarding pour faciliter le processus. L’accès en libre service de ces espaces permet au membre de retrouver simplement les informations dont il a besoin.