La fiche de paie est un document comptable dans lequel tous les éléments sont rapportés à la relation de travail entre l’employeur et le salarié. La législation actuelle ne prévoit pas de modèle spécifique, laissant à l’entreprise le soin d’identifier la forme la plus adaptée. Quelle que soit la forme choisie pour la fiche de paie, certains éléments doivent cependant être obligatoirement présents. Quels sont ces éléments ?
La possibilité des fiches de paie en ligne
Dans la plupart des cas, la création des fiches de paie est effectuée manuellement, cela apparaît parfois comme un travail complexe qui demande beaucoup d’attention et de temps de la part du personnel des ressources humaines.
Grâce à la numérisation, il existe désormais des outils technologiques qui ouvrent la possibilité d’effectuer ces tâches rapidement et efficacement. C’est le cas des générateurs de fiches de paie en ligne. Il s’agit de plateformes en ligne qui vous permettent de générer automatiquement les fiches de paie de vos employés à la fin du mois.
La fiche de paie en ligne est disponible depuis 2009 et sa mise en œuvre ne nécessite pas l’accord tacite de l’employé. L’une des raisons pour lesquelles ce type de plateformes est choisi pour rationaliser les procédures manuelles au sein d’une entreprise est qu’il permet de laisser de côté les tâches beaucoup trop chronophages.
Cela permet d’automatiser les processus de paie et de permettre aux employés des services des ressources humaines de se consacrer à d’autres types de gestion. La mise en place des fiches de paie en ligne contribue ainsi à augmenter la productivité de l’entreprise.
Les informations obligatoires sur une fiche de paie
Qu’il s’agisse d’une fiche de paie en ligne ou classique, vous devez vous assurer que les informations ci-dessous figurent sur le document.
Identité des deux parties
Il s’agit de la section dans laquelle les données d’identification de l’employeur et du travailleur sont déclarées. Pour l’employeur, outre le numéro SIREN, le code APE/NAF et l’adresse du siège social de l’entreprise, seront également exposés la convention collective applicable au salarié.
Quant au travailleur, en dehors de ses données personnelles (nom et prénom), les éléments essentiels du contrat de travail signé entre les parties sont aussi indiqués. Apparaissent, alors, la qualification et le poste attribué, le niveau de salaire, la durée de travail concernée ainsi que le nombre d’heures de travail effectuées.
Les informations sur le salaire
Le salaire est mentionné obligatoirement sur une fiche de paie, aux centimes près.
Voici comment le salaire est détaillé sur une fiche de paie :
- le salaire brut,
- le salaire de base,
- le salaire net horaire normal et les heures supplémentaires (ainsi que les heures de jours fériés et les heures de nuit),
- les primes et les avantages (tickets restaurant, frais de transport pris en charge),
- la date de paiement,
- le montant de l’indemnisation en cas d’absence,
- les congés payés.
La mention finale
À la fin de tous les bulletins de paie, vous avez ces mentions : « vous devez conserver cette fiche de paie sans limitation de durée » et « pour plus d’informations, consultez le site Internet du service public, rubrique cotisations sociales ».
Ces mentions sont obligatoires.
Les options à mettre sur une fiche de paie
Parmi les mentions facultatives à mettre sur une fiche de paie, nous avons les mentions telles que la raison sociale de l’entreprise, le logo de l’entreprise ou encore son contact. Les cotisations patronales à la sécurité sociale ne sont pas obligatoires. De façon générale, les charges sociales sont admises sur les fiches de paie sans que cela pose un problème.
Ce qui ne doit pas apparaître sur une fiche de paie
Il y a des mentions qui ne doivent pas apparaître sur la fiche de paie. Ainsi, si le salarié est membre du CSE, cela ne doit pas figurer sur sa fiche de paie. De même, le droit de grève étant un droit à valeur constitutionnelle, il n’est pas nécessaire de le mentionner sur le bulletin de paie.
Le salaire perçu par l’employé grâce à son activité de représentant doit être écrit sur un autre bulletin, et doit être annexé à la fiche de paie.
Le non-respect de ces consignes peut être préjudiciable pour l’employeur. La loi sanctionne en effet un bulletin de salaire irrégulier par une amende de 450 €. Dans certains cas, des dommages et intérêts peuvent être versés à l’employé. Surtout lorsque l’erreur entraîne des dommages sur le salarié.
Il est donc préférable pour le bon fonctionnement d’une entreprise, d’investir dans un logiciel de paie en ligne pour faciliter les démarches administratives et gagner du temps.
