Les petites entreprises sont la première victime de la fraude interne

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By Tiffany Couch

Selon l’enquête annuelle sur les entrepreneurs du Census Bureau, les petites entreprises de moins de 20 employés représentent 89 % des employeurs américains. En fait, la force de l’emploi et de la création d’emplois en Amérique peut être attribuée au pouvoir des milliers de petites entreprises qui propulsent notre économie, innovent et créent de nouvelles entreprises et de nouveaux emplois.

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, je peux bien apprécier le sang, la sueur et les larmes que vous traversez pour voir votre rêve devenir réalité. C’est pourquoi il est particulièrement décourageant d’apprendre que les petites entreprises sont les plus susceptibles d’être victimes de la fraude des employés. Pire encore, lorsque le vol est découvert, il coûte plus de 200 000 dollars – une perte si importante que de nombreuses entreprises ne peuvent survivre. Plus regrettable encore, la plupart des propriétaires d’entreprises ne pensent jamais que la fraude pourrait leur arriver ou leur arriverait. La bonne nouvelle est qu’il existe des contrôles simples et peu coûteux qui préviennent la fraude interne dans les petites entreprises et peuvent réduire considérablement la probabilité que la fraude se produise dans votre entreprise.

 

Donner le ton au sommet

 

Le lien entre le vol des employés et l’atmosphère éthique d’une entreprise est essentiel. Le comportement et les actions de la direction se répercutent sur les employés. Pour promouvoir une culture de l’honnêteté, conduisez votre entreprise avec intégrité et établissez une politique de tolérance zéro contre la malhonnêteté des employés. Les employés vous emboîteront le pas en respectant les normes éthiques dont vous êtes le modèle.

 

Vérifier les antécédents

 

Même si vous embauchez un ami ou un membre de la famille, ou si le candidat semble aussi gentil qu’une tarte, faites le pas supplémentaire pour effectuer une vérification des antécédents criminels – surtout si cet employé manipulera de l’argent liquide ou aura accès aux finances de l’entreprise.

 

Dissuader le vol de reçus d’argent liquide

 

Les petites entreprises sont deux fois plus susceptibles d’être victimes d’escroqueries en espèces. Celles-ci se produisent lorsqu’un employé empoche l’argent avant même qu’il ne soit versé à la caisse (ou sur votre compte bancaire). Pour lutter contre ce vol, assurez-vous que toutes les ventes sont accompagnées d’un reçu et exigez l’approbation du responsable pour tout remboursement ou annulation.

 

Revoir les relevés bancaires et les chèques annulés

 

La plupart des propriétaires de petites entreprises sont tellement occupés à assurer le quotidien qu’il peut être facile d’omettre cette mesure importante. Cependant, la plupart des fraudes peuvent être détectées immédiatement simplement en examinant le relevé bancaire et les copies papier des chèques annulés pour s’assurer que les bénéficiaires sont à la fois autorisés et reçoivent le bon montant d’argent.

 

Examiner les rapports de paie après qu’ils ont été déboursés

 

De nombreux employeurs approuvent la paie et négligent ensuite de prendre le temps de l’examiner après qu’elle a été traitée pour s’assurer que ce qui a été payé correspond au montant autorisé. Cette étape permet de s’assurer que les employés reçoivent ce qu’ils ont gagné et que les impôts appropriés ont été retenus. Séparer les tâches. Dans la mesure du possible, confiez différentes responsabilités à différentes personnes. Une personne devrait préparer les factures, tandis qu’une autre supervise les paiements ou les crédits des clients. Dans une micro-entreprise (celles qui emploient cinq employés ou moins), envisagez la formation croisée et la rotation des tâches parmi le personnel.

 

Souscrivez une assurance contre la malhonnêteté des employés

 

Ce type de couverture protège votre entreprise en cas de vol ou de fraude de la part des employés. Elle couvre la perte d’argent et de biens, et pour la plupart des petites entreprises, les coûts des primes ne sont que de quelques centaines de dollars par an pour une police de 100 000 $.

 

Imposer des vacances obligatoires

 

Les employés qui volent ne veulent pas se faire prendre, alors pour éviter que leurs actions soient découvertes, ils travaillent souvent plus longtemps et ne prennent jamais de congés. Assurez-vous que les employés utilisent leurs congés et qu’un collègue couvre leurs tâches pendant leur absence. Instituez une politique de la porte ouverte. Quarante pour cent des fraudes sont découvertes parce que quelqu’un a parlé en étant témoin d’un comportement suspect. Encouragez les dénonciateurs à se manifester et donnez suite à chaque tuyau. Non seulement cela montre à votre personnel que vous lui faites confiance pour être honnête, mais cela peut révéler le voleur dans votre entreprise. Surveiller les remboursements de frais. Si les employés sont autorisés à utiliser leurs propres finances pour des achats professionnels, établissez une politique de remboursement. Même une petite entreprise peut instituer des procédures simples, comme exiger que tous les frais soient résumés sur un formulaire de dépenses avec la date, l’achat et le montant ; exiger les reçus originaux ; et s’assurer que la direction approuve au préalable tous les achats. Pour toute entreprise, la fraude est à la fois financièrement et émotionnellement dévastatrice. Au-delà de la perte d’argent, il y a le sentiment accablant d’avoir été trahi par un employé de confiance. Prendre le temps de mettre en œuvre des mesures simples et rentables peut contribuer à protéger votre entreprise contre la fraude. Comme l’a si judicieusement dit Benjamin Franklin,  » Une once de prévention vaut mieux qu’une livre de remède. »

 

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