Kit Création - Comment choisir votre logiciel

Même si vous laissez la comptabilité à la charge d’un intervenant extérieur (ex : expert comptable), vous pouvez avoir intérêt à informatiser votre organisation comptable.

D’une part, parce qu’après deux ou trois années de fonctionnement vous pouvez décider d’embaucher une personne pour traiter les opérations comptables courantes. Cette personne devra pouvoir travailler sur un outil moderne et efficace.

D’autre part parce que pour une petite comptabilité vous pouvez décider de tenir vous-même vos opérations courantes pour éviter la surcharge des honoraires du comptable dans vos comptes. Dans ce cas, vous pouvez vous procurer un logiciel de comptabilité ayant l’option "saisie guidée " ou " saisie assistée ", qui vous permettra de saisir 90 % des opérations courantes sans rien connaître à la comptabilité.

Cette saisie assistée vous permet d’enregistrer une écriture comptable selon les règles de l’art sans avoir besoin de vous former préalablement. En effet, le logiciel garde en mémoire un certain nombre d’opérations simples et cycliques (factures d’achats, factures de ventes, encaissements, décaissements). Il sait comment les enregistrer en fonction des réponses que vous lui donnerez à des questions qu’il vous posera. C’est le logiciel qui retraitera les informations que vous lui donnerez en imputant les sommes au crédit ou au débit.

Il existe une multitude de logiciels informatiques qui vont du très simple et très accessible, au très sophistiqué et plus complexe.

Les prix dépendent bien sûr du type de logiciel. Ils commencent à 150 € HT environ pour les petits logiciels standard (ex : Ciel compta, Bilan Plus, Ordicompta, Sage, etc.) à plusieurs dizaines de milliers de francs pour les progiciels (logiciels créés sur mesure pour une entreprise considérée).

En déterminant vos besoins le plus précisément possible et en vous faisant conseiller par un professionnel connaissant les logiciels qu’il vend … mais également les principes comptables de base dont vous allez lui parler.

QUELQUES QUESTIONS A POSER IMPERATIVEMENT AVANT TOUT ACHAT D’UN LOGICIEL DE COMPTABILITE

Combien coûte le logiciel ?

Puis-je le tester dans le magasin pendant ½ heure ?

Le logiciel est-il conforme à la réglementation comptable et fiscale ?

Sur quel ordinateur peut-on installer ce logiciel ?

Avec les logiciels déjà installés, reste-t-il suffisamment de place ?

En cas de modification de paramétrages (ex : changement de taux de TVA), les paramétrages peuvent-ils être fait simplement par l’utilisateur ?

Le fabricant propose-t-il un service après vente ?

Après le passage à l’Euro, quel sera le logiciel utilisé ?

Le logiciel est-il plutôt vendu à des grandes entreprises ou à des petites ?

Existe-t-il un mode de saisie assistée des opérations comptables de base ?

Quels services extra comptables le logiciel rend-il (déclaration de TVA, soldes intermédiaires de gestion, rapprochement bancaire, lettrage des comptes) ?

Est-il nécessaire de suivre une formation préalable à l’utilisation du logiciel ou est-il très facilement accessible ?

Lorsque vous aurez ciblé les logiciels qui semblent correspondre à vos besoins, consultez votre expert comptable ou centre de gestion agréé pour savoir si ce choix lui convient. Ce dernier peut vous inciter à faire un choix qui sera compatible avec son propre système informatique.

Ne manquez jamais une occasion de " tapoter " sur un clavier, surtout lorsqu’un logiciel comptable est installé.

Vous êtes chez des amis, chez un client ou un fournisseur important, alors questionnez-le sur son logiciel, voire demandez-lui une petite démonstration. Cela vous permettra de cibler au plus juste ce que vous voulez … et ce que vous ne voulez pas ! ! !

Sachez que de nombreux logiciels vous permettent de vous entraîner sur une société fictive, cela vous évitera d’intervenir dans la comptabilité de votre ami, client ou fournisseur.